📘Analisis Dokumen ialah satu kaedah pengumpulan data kualitatif yang melibatkan pemeriksaan dan penafsiran bahan bertulis, visual, atau digital untuk memahami makna, konteks, dan pengalaman yang dikaji. Dokumen boleh berbentuk rasmi (seperti laporan tahunan, dasar kerajaan, surat-menyurat, minit mesyuarat, rekod pelajar) atau tidak rasmi (seperti blog, e-mel, mesej media sosial, diari, dan artikel berita).

Tujuannya adalah untuk:

• Mendapatkan bukti sokongan bagi data temu bual atau pemerhatian;

• Mengenal pasti tema, pola dan isu utama dalam konteks tertentu;

• Meneliti bagaimana sesuatu fenomena digambarkan atau direkodkan secara bertulis.

Dalam analisis ini, penyelidik perlu:

1. Mengenal pasti dokumen yang relevan;

2. Memastikan kesahihan dan kredibiliti dokumen;

3. Membaca dan menafsir secara mendalam (coding, tematik);

4. Menyimpulkan makna dan hubungan antara data.

Contoh: Dalam kajian tentang pengurusan sekolah, penyelidik boleh menganalisis laporan mesyuarat guru, pekeliling, atau polisi sekolah untuk memahami budaya organisasi dan proses membuat keputusan.

 

📘 Contoh-Contoh Dokumen dalam Penyelidikan Kualitatif

Dalam penyelidikan kualitatif, dokumen digunakan untuk memahami konteks, dasar, nilai, dan amalan sesuatu organisasi atau individu. Dokumen ini boleh dibahagikan kepada dua kategori utama:

---

1. Dokumen Rasmi (Official Documents)

Dikeluarkan oleh organisasi, institusi, atau agensi kerajaan dan mempunyai nilai formal atau pentadbiran.
Contoh:

• Laporan tahunan organisasi

• Dasar pendidikan, pelan strategik, garis panduan

• Pekeliling, surat rasmi, memo

• Minit mesyuarat atau laporan mesyuarat

• Rekod pelajar atau rekod kehadiran

• Laporan audit, laporan prestasi

• Fail perkhidmatan atau rekod sumber manusia

• Buku panduan sekolah / universiti

---

2. Dokumen Tidak Rasmi (Personal / Informal Documents)

Menggambarkan pandangan, pengalaman, atau interpretasi individu dan kumpulan secara tidak formal.
Contoh:

• Diari atau jurnal peribadi

• Surat atau e-mel peribadi

• Catatan refleksi penyelidik

• Blog, laman web, atau media sosial

• Artikel berita atau rencana akhbar

• Brosur, risalah, poster, dan bahan promosi

• Catatan WhatsApp, Telegram, atau mesej digital

---

💡 Contoh dalam Konteks Kajian

• Kajian budaya sekolah: analisis laporan mesyuarat guru, buku panduan pelajar, dan laman web sekolah.

• Kajian latihan industri: analisis logbook pelatih, laporan penyelia, dan e-mel komunikasi.

• Kajian dasar pendidikan: analisis dokumen dasar kementerian dan laporan pelaksanaan.

Bagaimana Menganalisis Dokumen dalam Penyelidikan Kualitatif

Analisis dokumen bukan sekadar membaca bahan bertulis atau digital — ia melibatkan proses sistematik menilai, mentafsir dan mencari makna tersembunyi di sebalik teks atau data yang dikaji.
Tujuannya ialah untuk memahami konteks, nilai, dan pola maklumat yang menggambarkan sesuatu fenomena.

---

🔹 Langkah-langkah Analisis Dokumen

1. Pemilihan Dokumen

• Tentukan dokumen yang relevan dengan objektif kajian.

• Pastikan dokumen yang dipilih sahih (authentic), boleh dipercayai (credible), dan berkaitan secara langsung dengan fenomena kajian.

• Dokumen boleh bersifat rasmi (laporan, polisi, minit mesyuarat) atau tidak rasmi (blog, diari, e-mel).

---

2. Pemeriksaan Kesahihan dan Kredibiliti

• Nilai sumber dokumen (siapa pengarangnya, bila diterbitkan, untuk tujuan apa).

• Pastikan dokumen tidak dimanipulasi atau diubah tanpa kebenaran.

• Tentukan sama ada ia mencerminkan pandangan sebenar atau dokumen rasmi yang bersifat dasar.

---

3. Pembacaan Awal (Skimming)

• Baca secara umum untuk memahami isi kandungan dan konteks keseluruhan.

• Catat perkataan penting, tema awal, dan struktur dokumen.

• Proses ini membantu mengenal pasti bahagian yang perlu dianalisis secara mendalam.

---

4. Pembacaan Mendalam dan Pengekodan (Coding)

• Baca semula dengan teliti untuk menandakan maklumat penting.

• Gunakan kod (codes) untuk melabelkan konsep, isu, atau tema utama.
  Contohnya: “pengurusan masa”, “kepimpinan”, “penglibatan pelajar”.

• Kod boleh dibina secara manual (highlighter dan nota tepi) atau menggunakan perisian seperti NVivo, ATLAS.ti, atau MAXQDA.

---

5. Penjanaan Tema (Theme Generation)

• Gabungkan kod kepada tema utama (main themes) dan subtema (sub-themes).

• Tema ialah pola atau idea besar yang muncul berulang kali dalam dokumen.
  Contohnya: Tema “komunikasi organisasi” mungkin terdiri daripada subtema seperti “transparensi” dan “maklum balas staf”.

---

6. Pentafsiran Data (Interpretation)

• Kaitkan tema dengan soalan kajian dan kerangka teori.

• Analisis bukan sekadar apa yang tertulis, tetapi juga mengapa dan bagaimana ia ditulis.

• Perhatikan nada bahasa, gaya penulisan, dan mesej tersirat yang mencerminkan ideologi, nilai, atau persepsi.

---

7. Triangulasi (Triangulation)

• Bandingkan hasil analisis dokumen dengan data lain seperti temu bual dan pemerhatian.

• Ini meningkatkan kebolehpercayaan (trustworthiness) dan memastikan dapatan tidak berpihak kepada satu sumber sahaja.

---

8. Rumusan dan Penulisan Laporan

• Huraikan dapatan analisis dalam bentuk naratif tematik.

• Sertakan petikan atau contoh sebenar daripada dokumen sebagai bukti (contohnya: petikan laporan atau kenyataan dasar).

• Kaitkan dengan objektif dan soalan penyelidikan bagi menghasilkan interpretasi yang bermakna.

---

💡 Contoh Aplikasi

Jika penyelidik mengkaji budaya sekolah, mereka boleh:

• Menganalisis minit mesyuarat guru, laporan disiplin pelajar, dan pekeliling sekolah.

• Menandakan kata kunci seperti “kerjasama”, “disiplin”, “kepimpinan”.

• Mengenal pasti tema utama seperti “sokongan pentadbir” atau “disiplin sebagai nilai utama sekolah”.

• Mentafsir bagaimana budaya kerja dan nilai organisasi diterjemahkan dalam dokumen.

---

✳️ Kesimpulan

Analisis dokumen dalam penyelidikan kualitatif adalah proses interpretatif dan reflektif, bukan mekanikal.
Ia memerlukan penyelidik untuk:

• Membaca dengan teliti,

• Berfikir secara kritikal,

• Menyusun tema yang bermakna,

• Dan mengaitkannya dengan konteks kajian sebenar.